Pyynikin eläinlääkärit Oy tietosuojaseloste ja asiakasrekisterin rekisteriseloste

Tämä tietosuojaseloste ja asiakasrekisterin rekisteriseloste kertoo, minkälaisia henkilötietoja voimme kerätä sinusta käydessäsi Pyynikin eläinlääkärit Oy:n verkkosivustolla, mihin tarkoituksiin käytämme keräämiämme tietoja sekä millaisia tietoja keräämme asiakasrekisteriin. Käyttämällä sivustoa hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tietosuojalaki (5.12.2018/1050), Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta, Laki eläinten lääkitsemisestä, Laki eläinten tunnistamisesta ja rekisteröinnistä, muu soveltuva lainsäädäntö.

Päivitetty 8.11.2023

Rekisterinpitäjä

Pyynikin eläinlääkärit Oy, Y-tunnus 3018675-8, Sotkankatu 20, 33230 Tampere

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Tietosuojavaltuutettuna toimii toimitusjohtaja Mikko Juhajoki
puhelin: 03-3891010, sähköposti: [email protected]

Rekisterin käyttötarkoitus

Voimme käsitellä henkilötietojasi sekä omistamasi eläimen tietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Pyynikin eläinlääkärit Oy:n asiakassuhteiden hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
  • Pyynikin eläinlääkärit Oy:n viestintä ja palveluiden markkinointi
  • Pyynikin eläinlääkärit Oy:n palveluiden kehittäminen
  • verkkosivustoa koskevan liikenteen analysointi ja tilastointi
  • verkkosivustoon liittyvien oikeuksien suojaaminen

Tietojen keräämisen ja käsittelyn peruste

Tietoja kerätään ja käsitellään asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä Pyynikin eläinlääkärit Oy:n liiketoiminnan ja palveluiden kehittämiseksi.

Rekisteri voi pitää sisällään

Pyynikin eläinlääkärit Oy:ssä käsitellään eläinten potilastietoja paperimuodossa ja sähköisessä muodossa. Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

1. Nimi (asiakkaan ja potilaan)
2. Lemmikin kutsumanimi
3. Asiakasnumero
4. Sukupuoli
5. Osoite, puhelinnumero, sähköposti -osoite ja muut tarpeelliset yhteystiedot.
6. Tiedot siitä mitä asiakkaan potilaalle on tehty, milloin on tehty ja kuka teki
7. Asiakkaan itse meille kertomat asiat
8. Asiakkaan lemmikkiä koskevat, sen terveyden kannalta olennaiset tiedot, verinäytetulokset
9. Asiakkaan vakuutustiedot
10. Aiempiin eläinlääkärikäynteihin liittyviä tietoja
11. Mikäli asiakas kieltäytyy jostain toimenpiteestä tai hoidosta eläinlääkärin suositusta vastoin

Potilasohjelman lisäksi asiakastietoa on tallennettu klinikalla oleville laitteille seuraavasti:

  • röntgenkuvat ja hammasröntgenkuvat sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi.
  • ultraäänilaitteelle ultraäänikuvia sisältäen asiakkaan ja eläimen nimi.
  • laboratoriolaitteille potilaan laboratoriotuloksia sisältäen asiakkaan nimi ja lähetenumerot.

Täyttäessäsi sivustolla olevan ajanvarauslomakkeen, se sisältää henkilön nimen, osoitteen, eläimen tiedot, sähköpostin ja puhelinnumeron, käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (esim. IP-osoite, kellonaika, selaintyyppi, päätelaitteen käyttöjärjestelmä, käydyt sivut ja niillä käytetty aika, mistä verkko-osoitteesta sivustolle on tultu)

Tietojen säilytysaika

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin on kohtuudella tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten olemme ne keränneet, mukaan lukien oikeudellisten, lainsäädännöllisten, verotuksellisten tai raportointivaatimusten täyttäminen.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan suostumuksella häneltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä. Asiakkaan tiedot kerätään henkilökohtaisesti ensimmäisen käynnin yhteydessä. Tiedot kerätään välittömästi klinikkakäynnin alkaessa.

Potilastiedot koostuvat seuraavista lainsäädännön vaatimista asioista:

  • eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti)
  • eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot
  • esitiedot tarpeellisilta osin
  • näytteiden, röntgenkuvien ja muiden vastaavien eläimen terveydentilaa koskevien selvitysten lähettäminen muualle tutkittavaksi tai lausuttavaksi
  • löydökset tai diagnoosi
  • eläimelle tai eläimille annettu tai määrätty hoito lääkityksineen
  • toimenpiteen päivämäärä ja toimenpiteen suorittaja.

Tietojen siirto ja luovutus

Ohjelmien käyttöön tarvittavat palvelimet sijaitsevat pääasiassa EU- tai ETA-alueella tai EU:n ja ETA:n ulkopuolisissa maissa, joissa EU-komissio on todennut tietosuojan riittävän tason. Tietoja voidaan palvelun toteuttamiseksi siirtää EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön siirtoperusteiden mukaisesti.

Eläinlääkärinammatin harjoittajan on säilytettävä eläintä koskevat röntgenkuvat ja muut vastaavat tutkimustulokset, jollei niitä ole luovutettu eläimen omistajalle. Röntgenkuvien ja muiden vastaavien tutkimustulosten luovuttamisesta on tehtävä merkintä potilaskortistoon.

Tietoja luovutetaan seuraavasti:

Eläimen omistajan allekirjoittamalla valtakirjalla siinä nimettyyn kohteeseen kirjepostina tai sähköpostitse. Lisäksi viranomaisten tai vakuutusyhtiöiden lain velvoittamiin asiakirjapyyntöihin vastataan niissä toivotulla tavalla, ensisijaisesti sähköpostilla, ja tästä tehdään merkintä potilastietojärjestelmään. Tällaisia pyyntöjä voivat olla mm.

  • Ruokavirasto, Aluehallintovirasto ja paikallinen kunnaneläinlääkäri
  • Muut eläinlääketieteen asiantuntijat, laboratoriot ja eläinten terveydenhoitopalvelujen tarjoajat ja virastot, jos henkilötietoja ei voida anonymisoida tai ne ovat muutoin välttämättömiä.
  • Vakuutus- ja muut ammatilliset ja oikeudelliset neuvonantajat
  • Perintätoimistot
  • Lainvalvontaviranomaiset, petostentorjuntavirastot ja muut viranomaiset
  • Hyväksymäsi yritykset (kuten sosiaalisen median sivustot)

Kennelliitolle ja kissaliitolle eläintä koskevia tietoja luovutetaan vain omistajan erillisellä suostumuksella määrättyä tarkoitusta varten. Omistajalta pyydetään kirjallinen suostumus ja suostumusta säilytetään 3 kk.

Pyynikin eläinlääkärit Oy ei luovuta asiakastietoja suoramarkkinointitarkoitukseen.

Henkilöstön perehdytys ja koulutus tietosuoja-asioista huolehtimiseen

Tietosuojalain vaatimukset sekä muun lainsäädännön vaatimukset tietojen käsittelystä eläinklinikalla on käyty hoitoon osallistuvan henkilökunnan kanssa läpi suullisesti. Tietosuoja-asioita koskeva ohjeistus on kerätty klinikalle henkilökunnan saataville.

Rekisterin suojaus

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Eläinlääkärinammatin harjoittaja tai hänen apulaisensa ei saa sivulliselle luvatta ilmaista hoitamaansa eläintä tai sen kanssa samassa eläintenpitoyksikössä olevia eläimiä koskevia tietoja eikä yksityisen tai perheen taloudellista asemaa, terveydentilaa, sosiaalisia olosuhteita tai muuta niihin verrattavaa yksityiselämää koskevaa tietoa. Salassapitovelvollisuus säilyy ammatinharjoittamisen päättymisen jälkeen (Laki eläinlääkärinammatin harjoittamisesta).

Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

  • Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.
  • Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.
  • Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.
  • Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin.
  • Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.
  • Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
  • Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä ja omistamastaan eläimestä on tallennettu sekä mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan, mihin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Tarkastuspyyntö tapahtuu henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla asiakirjalla, jonka perusteella henkilöllisyys voidaan luotettavasti varmentaa. Tiedot luovutetaan sähköpostilla, henkilökohtaisesti atk-tulosteena tai lähettämällä postitse.

Evästeet

Tämä sivusto käyttää evästeitä. Evästeistä voit lukea evästeselosteestamme.